當我們想要掩護同事過失以顯示情義的時候,有沒有想過事發後竟然被當成知情不報的罪人?這種被背後捅一刀的感覺真的不好受,再來就是部門主管先後為自己部門的下屬出頭,結果就是花費時間在彼此的攻防但卻浪費了專案進類的寶貴時間,這個時候該怎麼處理才會有辦法有效的降低公司的損失呢?
【原文字稿】
Josh手上有一個極其重要的專案,這個專案的成敗會左右部門年度績效的好壞,所以部門上至主管下至同事每一個人都上緊了發條,因為這是一場只許勝不許敗的戰爭!應該是感受到前所未有的壓力吧,Josh每天都是以辦公室為家,因為唯有保持每天的進度,專案的如期完成才不會是個空想,但……老天總是那麼的愛開玩笑!因為計劃永遠都趕不上變化!
因為合作部門的一個失誤讓某個分案的進度被延遲,這無疑對Josh來說是個晴天霹靂,眼看後天的進度報告會議就要召開,面對合作部門同事的求情,Josh於是決定先不上報這個狀況,反正只要再加緊趕工一切都還來的及!但三個星期過後,該名合作部門的同事又出狀況,這一次也是類似的錯誤,但這一次的過失不幸的被部門的主管得知了,部門主管在約談那位同事後,最後竟然是發mail給Josh的主管,指責Josh知情不報而且還協助湮滅事證這事一傳開來就像是炸了鍋似的引發正反兩面的討論,有的是支持Josh挺同事的義氣之舉,但也有人質疑Josh的動機不單純,這事情在公司鬧了一個星期,更離譜的還讓部門的對立升級加劇!
這事鬧到連合作廠商都知道,重點是大家都在指責對方的不是,好像現在專案的進度都已經不重要了,這事傳到老闆Dave的耳裡,雖然心中很是火大,但畢竟是大案子,所以還是得耐下性子來處理!他找顧問Hans來公司諮詢,一是想要知道爭議要怎麼處理會比較好?二是如何要撥亂反正讓專案順利的進行?眼見專案的日子一天一天在過,他真的是心急如焚,所以Hans只有兩天的時間!
Hans只有48小時的時間,他該怎麼處理才好呢?
當我們面對類似的問題時,請記得危機處理心法第十五條:承認很簡單否認很困難。
讓我們運用以靜制動四步驟,第一步驟是把專案的負責人都給換掉、第二步驟是責成相關單位來追究責任、第三步驟是當面對質找出原因、第四步驟是評估延遲造成的損害。專案還在倒數計時,所以與其在那像爛泥般的攪和在一起,不如先把專案的相關負責人給換掉,情願多花時間與成本把專案完成,也不要公司都沉浸在這內鬥的氛圍中。無論是Josh的義氣相挺還是合作部門同仁的背後捅刀,公歸公私歸私,誰出事就誰要負責,所以先是請相關部門依法來處理,把事情的來龍去脈給搞清楚,因為類似的事情是絕對不可以再度的發生。
安排兩造部門的主管及相關的負責人出席會議,除了對質之外,也讓老闆親自點出每一個人錯誤點在什麼地方,重點是要透過這一場會議中止相關的爭議繼續延燒,因為公司真的沒有時間在那原地打轉!哪怕現在調足人力及資源,專案也怕是完成不了,所以要嘛是協商將專案時間延長,否則就是要啟動相關的方案來因應接下來的虧損甚至是訴訟。這麼做會有三個好處,一是立即止血,不要讓這個鬥爭氛圍更加的明顯、二是點出主管、下屬們真正的問題好讓他們可以在這一次的事件中得以成長、三是即早調動資源來因應專案無法如期完成對公司所造成的衝擊。一換掉專案負責人頓時讓公司的氛圍有了不同的發展,好像是突然來了一桶冰水燒熄了大家那躁動及好戰的心,更重要的是大家似乎感受到了公司高層的決心與選擇,就是有空吵架不如勤做正事啊!
主管不可以輕信下屬所言,只是以下屬的報告做為專案進度唯一的評證,事前未盡監督責任,事後又陷入部門鬥爭這是一個不可取的行為!Josh在事發之初就應該要立即上報,也許這會讓相關人等遭到懲處,但只因為心中一時的心軟結果是讓問題更加擴大,而且也同時讓該負責的人有侍無恐,正也因為是這種心態,才讓公司陷入真正的危機之中。
犯了錯就要負起責任,公司端也是如此,所以情願現在事先通知相關的股東與合作對象承認目前的狀況,也不要因為害怕而隱暪結果造成更大的損害,承認是一種誠實的表現,否認會是一種逃脫的藉口!公司雖然因為這個專案受了些損失,但總算是達到教育員工然後轉化危機的目標,兩個部門的主管及相關負責人都受到了一定程度的懲處,但此舉無疑是替公司員工做了一個最好的示範
既可化解內鬥危機,又能做到員工教育。
學會解決問題的能力,才是你真正的競爭力。
我是Hans,我們明天見!
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