危機處理其實不是什麼『特別』或『高深』的學問,生活中每天都會發生一些狀況,而這些狀況都跟我們日常的概念與行為有關,舉我前一陣子高血壓的例子,不也就是過去三十幾年飲食不正常再加上不運動的結果嗎?42天過去了,我因為『選擇』戒糖和澱粉並搭配運動,身體狀況自然就變好,這涉及了選擇、順序排列、執行等面向的問題,但總不脫離一件事,那就是問題其實都是我們本身造成的,期許將來我們都能學會不再把手舉起指著別人,而是把手指著自己捫心自問,當到那個時候,恭喜各位,你己經走在危機處理正確的道路上了,今天來跟各位聊聊『節奏』的相關問題。
做事之前一定會有所謂的規劃,當我接手一個案子的時候,設定處理的時間是必然的步驟,所以在拿到授權並簽完約之後,我便會在當下規劃接下來的執行步驟為何,以及這些步驟跟時間上的連結會是什麼,也就是『什麼時間該做什麼事』,但以前我總是犯了兩個低級的錯誤,我會在下方說明,希望各位不要犯同樣的錯誤。
一、『快』就是專業:
快不是一種能力,快是一種經驗,大多數人對我理解都為我是一個思緒很快的人,但其實不然,我現在之所以能夠那麼快,是因為我處理過太多不同類型的問題所致。以前的我也以為快是一種專業,只要快速理解、快速回應就會讓客戶對我印象深刻,所以常常會在開會的時候打斷客戶的發言並且急著下結論,這不但無助於建立我的專業,反而會讓客戶產生不信任,經過幾次的教訓之後,我才慢慢理解快不是一種能力。
二、『跳』步驟執行:
當提案獲得客戶首肯後,那麼就要開始執行案件,危機處理其實是一個必須依步驟執行的學問,因為前面沒有準備好,後面一定不會正確,但我以前就是想要一步登天,所以常常從一跳到三,這不但沒有辦法處理好案件,反而還要花額外的時間來收拾善後,說穿了就是浪費時間,原本是想要節省時間,但到了最後卻是需要額外時間才能結案,經歷幾番波折後,我在設定處理時間都會比較長,因為完成一個步驟後,還必須花時間再確認這是否正確,這才是穩定的做法,所以如果你也是屬於跳跳一族的話,要小心啊!
沒有人喜歡『進度落後』的感覺,反而是大家都喜歡及追逐『進度超過』的成就感,但在我看來這兩者都有問題,最好的方式其實就是『照表操課』,我最近正在處理一件很難處理的事,但我每天最多只花一小時處理,這一小時的時間我會全神貫注的思考及推演,哪怕只有一點點進程我都可以接受,記住做事情要求的是『品質』,絕不是『數量』,好的品質會增進或提升後續處理問題的精準,數量那充其量只是個數字罷了,所以不要做這種欺騙自己的事,那一點用都沒有。
所以我絕不多做也絕不少做,但這這中間是否就沒有彈性?因為人的確會有狀況發生,比如我上週遇到撞牆期,在身體與精神不濟的狀況下,我的確受到了不小的影響,所以我清楚自己沒有辦法一次工作一個小時,但我最多就是在當天把要做的事情化整為零,將時段拆成比數個較小的間距,比如說一次只做20分鐘,我仍然可以在當天完成所有的進度,但這彈性我只限於當天,不建議各位多做或少做,如我所說,每做完一個步驟,其實都還需要時間來確認步驟及內容是否正確,所以不要好大喜功或偷懶拖延,那都不是處理事情的正確方法。
我這週開始身體狀況比較正常,所以我開始每天早上六點起床,做我計畫內的事情,早上寫文章就是每天的預定行程,規律取決自身的決定,我必須說這會讓你抓到做事的節奏,節奏正確了其實一切都會很自然,但最怕的就是不規律,光是一個生理時鐘不正常,就會讓各位非常的痛苦,所以如果你現在有這類型的問題,請先從作息調整開始,其實處理事情很多道理都是相通的,你既然可以固定時段起床,那你為什麼不能照表操課呢?這是很多人會遇到的問題,而我今天就把自身經驗與各位分享,最後做個小總結:
一、快是一種經驗,不是專業。
二、進度超前不代表你是專業。
三、進度落後只代表你在偷懶。
四、彈性只限於當日使用安排。
我是Hans,我們明天見!