有人的地方就會有事非,公司也不例外,但如果這個是非扯到男女之情或是性騷擾的議題時,沒有處理好或是置之不理的結果就會是一場非常大的災難,危機小學堂重新的上架,裡面做了不少的更改,沒有最好只有更好,還請各位多指教!
原文字稿:
大家好我是危機小學堂的Hans,先祝各位新年快樂,期許我們可以用更多的案例來陪伴大家渡過2021年,希望各位還可以給我們指教與支持,話不多說我們開始今天的案例。
2020年7月5日晚上2200,部門主管Roy收到秘書Shelly的私訊,表示當天晚上在公司加班的時候,被總經理Marty先是用言語調戲,後來則是用手撫摸shelly的背後及臀部,她不知道該怎麼辦,所以想請主管幫忙處理。7月6日早上0830,總經理Marty把Roy叫進辦公室,表示昨天晚上shelly在公司對他做出逾矩的動作,除了貼近及摟抱他之外,還想用嘴親吻他,他不知道該怎麼辦,所以想請下屬幫忙處理。
公司一天接到兩起性騷擾的投訴,而且還是同一案件的兩造當事人,如果處理不當的話,怕會引發更多的騷動與恐慌,經由主管上報後則是由董事長與人資主管Loren開了一場會議。但在開會前的前夕,已經有媒體致電給公司,表示有員工爆料公司發生性騷擾的狀況,想要了解目前的處理進度為何?更重要的是有數名離職的員工跳出來爆料說總經理是性騷擾的慣犯,多次向公司反應但公司人資部門都沒有處理。
顧問Hans被請至公司參加這個會議,在目前所知有限的狀況之下,老闆希望Hans可以做一個危機控管的動作,他希望既有的案件可以有個妥善的處理,也期待未來公司的性別友善環境可以做出改變,更重要的是找出真正的原凶,期許做到勿枉勿縱。
Hans目前只有四十八小時的時間,他該怎麼做才好呢?
這個時候請用危機處理九宮格來拆解及分析案件,再來就是依分析內容來逐步說明、請示及執行。
人我們可以分成當事人及關係人,當事人是處理事情的人,關係人則是案件中其他被提及的人,當事人就是Hans ; 關係人則是Roy、shelly、Marty、董事長、Loren、離職員工、律師、媒體。
事則是利用簡短的說明讓客戶端可以在短時間內理解內容,只要用四行十六個字就可以大略說明案情,性騷疑雲、媒體報導、員工指控、如何處理。
時就是了解何時發生何事,才會有辦法還原事情原貌,訂出處理時間才會讓客戶心理有個底,所以通常時是分成發生時間及處理時間,發生時間是2020年7月5日晚上2200及7月6日早上0830,處理時間是兩天48個小時,寫出發生地點目的是整理並清楚案件發生地點的順序,而訂出處理地點是讓客戶了解接下來要去哪裡處理案子,以此案來說發生地點是在公司 ; 而處理地點則是在公司、勞動主管機關及法院。
物是弄清楚案子裡面每一個人或團體的利害關係,案子若是沒有處理好每一個人及團體的損失是什麼。錢是金錢上的損失、權是權力上的損失、情是情感上的損失,對顧問Hans來說就是失去委託、對Roy來說就是工作不保、對Shelly來說就是吃上官司、對Marty來說就是吃上官司、對董事長來說就是獲利受損、對Loren來說就是吃上官司、對離職員工來說就是吃上官司、對律師來說就是工作增加、對媒體來說就是工作增加。
優先順序就是一次只做一件事,在有限的時間內按步就班,把問題做基本的拆解及分析,第一步是諮詢律師分析風險、第二步是調閱監視器紀錄、第三步是逐一約談案件中的關係人、第四步是調閱結果來決定是要協商還是提告、第五步製作兩份聲明、第六步是建立性別平等相關的制度。
不能等證據出來才決定要用哪一種法律來攻防,所以在調查證據之前要先諮詢律師,並且分析出所有的可能性與解決方案。既然是在公司內犯案,那麼就依現有所知的發生時間來調閱出監視器紀錄,一是給有人心士壓力,二也是營造公司積極處理的形象。約談每一個人並且確切得知他們的說法,因為每一個人都要為自身的言行負責,也許極有可能在證據完備之前就可以找到犯罪行為人。有監視器紀錄再加上之前約談的內容,公司才會有辦法決定採用何種的解決方式,是要協商私了,還是要訴諸法律。一份聲明是對外,另一份則是對內,兩份要同時發出,外部發給媒體,內部則是發給所有的員工。不論如何在公司內部發生此類事件,公司要應要邀請公部門至現場指導,並且建立相關的制度及教育訓練以防此類事件再度的發生。
解決問題就是讓方法落地,讓分析成為實際的執行,讓執行可以有效的解決既有問題。第一步是由董事長及顧問至律師事務所做諮詢,以免消息在公司走露、第二步是公司IT人員同步調閱監視器紀錄,調出立即向董事長回報、第三步是將案件中的所有人都帶至外部事務所逐一做面談及查核其陳述有無破綻、第四步是將監視器紀錄與言辭做比對以找出更多證據、第五步請律師做好兩份聲明,並且訂定出發出時間、第六步是主動向主動機關發出邀請,除了說明之外也尋求他們的專業協助。
兵貴神速,處理事情的地方不宜在案發的地點,移轉現場有利於消息的保密不外洩。監視器紀錄則由公司的IT人負責調閱,一調出來直接向董事長報告內容,好讓解決方案可以即時產出。由律師來詢問案件的內容,避開人資部門內部調查會有弊端的風險,直接由律師接手處理。在約談的同時可比對傳過來的監視器紀錄,除了有效的抓出犯罪嫌疑人,也許更有機會在現場就直接做相關的處置。聲明的作用在於說明並且安撫人心,同部發出是讓大眾及內部員工了解公司的處置方式,時間上面接軌清楚便能有效的把質疑降到最低。發生事件就是公司的責任,除了承認並且接受罰則,重點是讓主管機關的標準及制度得以在公司的內部落實,打開大門總比自己摸索來的強。
潛在變數就是列出方案的副作用,每一個方案都會帶來效果,但同時每一個方案都會生出後果。第一個變數律師給的方案不甚明確以致於後面無法決定如何處理、第二個變數是IT人員沒有調到可供作證據的紀錄、第三個變數是面談內容過於分散且雜亂讓人無法分辦真假、四個變數是眾人意見不一致無法下決定、第五個變數是聲明內容不恰當引發更多批評及恐慌、第六個變數是引來主管機關裁罰並且拒絕給予協助。
尚方寶劍就是列出授權依據,到底是誰可以決定處理,以及是誰可以進場幫忙。老闆可以決定授權顧問處理此案 ; 老闆、顧問Hans、Roy、Shelly、Marty、Loren、律師可以在解決問題的過程中幫上忙。
風險控管就是讓此類風險不再發生,要怎麼設計制度可以定期檢視,要怎麼設計流程可以照表操作。請主管機關與人資部門合作建立新的書面流程制度,請主管機關與人資部門合作建立出新的反應機制。
由於之前的消息保密得當,所以在事務所面談Marty的時候,Marty便自首認罪,並且同意公司的懲處並自請離職。公司在發佈聲明之前也先與Shelly及其他的離職員工達成和解協議,分別給予一定程度的賠償及補償。最後再發函至主管機關,承坦公司的疏失,表示公司會主動承受罰則,而且對內也不再追究相關人員失職的問題。公司最後有被主管機關裁罰並限令於一定期間內改善,在一個月內便合作建立了性平相關的制度,並且由主管機關參與會議的召開,讓制度可以落地生根。
這一次雖然公司被裁罰以及被批評,但就整體來看,至少沒有引發更進一波的風暴,既可解決性騷擾疑雲,又可建立公司預防機制,學會解決問題的能力,才是你真正的競爭力。
我是Hans,我們明天見!
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