前幾天看了一位在部落客在分享韓國演藝圈是怎麼處理藝人醜聞的S.O.P,其中有一個步驟是在講招開記者會,記者會我想這個大家都不陌生,但也許會有看倌認為這不太可能會跟我們有關,因為我們都是普通人哪來的機會開記者會啊?但記者會的範圍其實並不限於開記者招待會,如果我們廣義來看的話,跟公司同仁做簡報、跟主管做報告、跟老闆做分析其實都是類似的概念,所以今天用這篇來分享我們對於記者會的準備有哪些細節。
開始之前提醒各位,動口是我們最後才會做的事情,因此重點在於事前的準備,因為唯有親身的準備我們的腦中才會有要如何陳述的邏輯、因為有親身的準備我們心中才會有先後次序的設立,今天這一篇文章前言不會太多,應該是說就只有這樣了,關於記者會的準備,我們通常會著重在這五個面向:
第一個面向:角色扮演先搞定,單人上線是大忌
單兵作戰其實不是一個我們主推的方法,因為勇氣可佳是好的,但我可沒有說因為你勇氣可佳所以記者會的效果就會是好的吧,召開記者會就是一個團隊的運作,每一個人都要先理解自已的角色扮演才行,什麼,還有角色扮演這檔事?各位來看看以下的這幾種角色:
主講者 = 主持人
列席者 = 相關人
說明者 = 針對特定項目會出來做說明的人
通常是建議這三者不可以是同一個人,原因很簡單,之所以要這個會議就是為了要『說明』吧,記者招待會是要講給社會大眾聽、跟公司同仁做簡報是為了跟部門報告、跟主管做報告是為了讓主管了解你的進度、跟老闆做分析是為了讓老闆在下決策的時候有更多的依據,所以如果只有你一個人的話,無疑就有可能會陷入『自圓其說』的狀況 ; 再者如果對方對你的說辭有疑意,你的解釋也不見得會讓對方採信,所以你需要一定的團隊給予協助。
主講者的工作是做開場及做會議程續的主持,可以說明今天為什麼要開這場會,再來是說明今天這場會議的進行順序、這場會議進行的規則以及介紹與會的人。
與會者的工作則是安靜的待在椅子上,他們沒有特殊情況不會開口說話,但不代表他們沒有事做,因為他們表情、肢體動作都會影響這場會議的成敗 ; 自然得體的表情及動作是最好的,因為工作的關係我們是看過甚至是參與過不少場的會議,會議之所以不能順利的原因往往都會是列席者的表情不自然、肢體動作不協調,我舉一個幾年前處理過的個案:
那是一個管委會要向住戶們說明目前與隔壁社區因為一些事故所產生的法律爭訟事故,有幾名住戶疑似是不滿管委會裡面的幾名成員開會時在桌上用手撐頭,幾名住戶的不滿結果就演變成大多數的住戶開始對管委會產生質疑,整場會議就那麼的流會了,但事後我們才知道,那幾名委員都得了感冒吃了藥,由於會議時間過長才導致體不濟所致!所以如果管委會在開會前先盤點到這些狀況,要嘛是請生病的委員不要上台、或是開會前先告知所有的住戶,會議不致於流會才是,請記得不論會議的大或小,準備的細節是一樣的,一個不注意那就會出大事。
說明者就是針對會議的提問事項做回應,正所謂聞道有先後,術業有專攻,什麼領域的問題就由那領域的專家來負責解釋即可,再說一次如由主持人來回答,其實是會有瓜田李下之嫌的,所以通常我們的建議就是哪種問題就由哪種專家來負責,當然在會議的一開始介紹與會時就可以先行說明介紹其身份即可。
第二個面向:資料準備要合理,人手一份省爭議
會議的準備資料要一致性,意思是主持者手上拿的、與會者手上拿的、說明者手上拿的都要是一模一樣的資料,再者參與會議的人其實也該要有一份一模一樣的資料,一是可以節省大家比對資料的時間、二也是可以彰顯出主辦方的誠意,無效的會議是上面的人講的慷慨激昂,而底下的人要嘛是意興闌珊,不然就是滿肚子的疑問,只要有發生到這種狀況,整場會議的效果就是大打折扣。
所以一模一樣的資料是有必要性的,上面會有議程、議程內容,方便參與會議的人跟著台上的主持人一起往前,開會是為了說明清楚,但如果因為資料準備不齊全或不一致,這中間所造成的資訊不對稱,這殺傷力可說是非常大的,我們常提醒客戶開記者會的確是一種親上火線勇氣可嘉的表現,但如果準備不足就上的話,那無疑是提著油桶上火線,各位看到這裡,會覺得提油救火的後果會是什麼呢?
第三個面向:地點要預先佈置,動線不可不設計
開會嘛地點是重要的,除非是臨時性的會議,否則地點一定要預先公佈,不然你開記者會沒人來不就很糗嗎? 動線也是重要的一環,接待及發放資料的地方在哪、在講台前面要設置多少椅子?主持者要站在講台的哪一個地方、列席者要坐在講台的哪個地方?說明者要站在哪個地方?投影機是否正常?電腦是否正常?現場燈光是否足夠?確定電線是否有固定以避免拌倒與會者…!
細節會因為會議的內容而有不同的項目,但重點是只要兩個以的人參加,那動線就一定得先設計好,不然如果一群人突然湧進會場並造成騷動的話,這都會有可能讓這場會議的效果大打折扣。
第四個面向:說明陳述得練習,看稿說話太可惜
通常在開記者會或其它類型會議的時候,我至少要會要求演練十次,會議的重點在於『溝通』,所以講話人的聲音、語調、肢體語言、站姿都必須練習及準備過,再來就是內容的部份,極度不建議,我是說極度不建議看稿說話,因為看稿的時候我們的眼睛並沒有辦法面對台下的人,這會大大的降低會議所要傳達的效果。
最好的方式是把大綱記下來,並且順著大綱做陳述,會議的效果不在於講話人的臺風,請記得開會是因為某些目的,特別是記者會,如果是因為某些事件而開的記者會更是如此,因為愈冷靜、愈不出錯,其實會更讓人質疑,這也是為什麼我在前面會提到不要讓主持人一個人講到底的原因。
我出了事,我出面跟大家說明,適時的緊張及出錯其實是加分的,因為這會增加你是『普通人』的印象,某個程度是可以拉近與與會者、社會大眾的距離,也可以顯示出你的真誠,因此事前的練習是有其必要的,有練絕對有差,請不要偷懶。
第五個面向:提問問題要準備,勇於面對顯誠意
最後則是記者會後的提問,這要分兩個階段,一個階段是讓底下的人發問、另一個階段則是說明者的答覆,我先說第一階段。正常來說如果事先就安排議程的話,我們是可以透過會議資料、主持人的提醒讓與會者知道提問是在哪一個階段,如果可以的話,盡可能讓每一個與會者的問題都可以獲得解答或是說明,在回答的同時請在場的工作人員記下所有提問的問題,因為怕有的時候與會者提問的問題,台上的說明者沒有辦法答得出來。
重點在於如果可以完整說明那就在場說明,但如果沒有辦法說明清楚的話,那就是給一個明確的時間點再給予回覆。記得不會的、不確定的千萬不要隨便講講,更不要和現場提問的人有言辭上的爭辦,因為那只會讓會議的效果大打折扣喔 ; 知道的就說知道,不知道的就不知道,所謂的誠意就是『誠實』而不是『堅持』喔!
幾個原則跟大家分享,有問題的還請來提問及討論喔,希望這篇文章會對大家有所幫助!
我是Hans,我們下週日見!
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