昨天我早上就接了好幾通詢問颱風假的電話，其實大家上網隨便Google一下就可以找到很多的資訊，我個人覺得不是什麼大的問題，但我常提醒各位一件事，那就是準備永遠都是在問題發生『前』，如果永遠都是在問題發生『後』才察覺，那就只有處理一途，昨天的個案很有意思，部份員工來公司趕工，但部份員工放假，結果老闆先是要補貼員工部份的費用，結果還被員工嫌太低，要求二倍的工資，這才發現問題有點嚴重，後來問題的確也是處理掉了，但我想用今天的時間來建議各位關於天災事變來臨之前，公司端要準備的工作有哪些？
不要以為只要準備放假就沒事了，今天要寫的不是勞基法，今天要討論的是風險的管理與預防，不覺得每次颱風來的時候，網路上都會有爭論及討論嗎？與其抱怨與衝突，不如一次弄清楚準備的工作，這才會有效的處理問題，所以關於颱風來的時候，公司要做的工作其實有以下幾點：
一、拿公部門的意見做參考：
世上沒有什麼意見是會比公部門來的準確，所以與其找各家的說法，公司端不如直接找公部門的規範做基礎，很多企業都以為公部門的規範只有利於勞工，這是一個大錯特錯的概念，所謂的風險控管，不是要來爭論誰對錯，企業要對的是內部的員工，只要與員工取得共識及溝通的機制，勞動法上的風險才會有辦法做一個有效的控管建立，因此有爭議都要先拿公部門的規定、法條、解釋令來使用。
二、對於意見內容做足說明：
意見內容畢竟是法律內容，所以公司的承辦人員要用『白話』的方式來讓公司上層與員工能夠理解，請用使用相同的語言與概念來做陳述，重點是讓他們理解同一套的標準與說明，常常相關部門的承辦人員都喜歡用一種模稜兩可的說法，看似合理但實際如果深究的話，那只會增加更多的問題與對立，我常說法律制度服務的是人，所以重點在於說明清楚，是否要做攻防那要視狀況而定，但有沒有想過，在雙方資訊認知有落差的時候，請問會有辦法建立溝通的機制嗎？
三、公告懶人包自己動手做：
了解內容之後，請不要只是發份公告那麼的簡單，我建議做個懶人包給公司，讓簡單的說明串起大家的理解，所以用懶人包再搭配公告說明才會有效果，再來就是這種文件請自己動手做，一是訓練自身能力、二是讓公司清楚你做了什麼、三是讓員工理解公司的用心，這種東西最忌外包，這要非常的小心及注意。
四、去找承辦討論取得證明：
資料完成後，請記得去找公部門的承辦人聊聊，先是讓他看過這份資料有沒有問題，如果順利的話，以後就會跟公部門取得一個聯繫的窗口，有沒有可能這資料做太好結果讓公部門拿去用呢？我過往的經驗的確有這種事情發生，如果有的話，那豈不是又讓公部門對公司的印象深刻，並且讓公司的合法性更加的穩固呢？員工對於公司是否合法其實會有疑義，但對於公部門那個疑義自然就會降低不少，這個時候公司的風險控管就已經成型了。
五、先做公告再發訊息通知：
有了這些資料之後，在颱風來之前，那就是先做懶人包、後發公告，讓全體員工清楚公司的做法，建議懶人包要用私訊來寄發，不要只是用e-mail來處理，因為員工不一定會想要打開信件，如果可以用私訊軟體來做通知的話，以後員工自然就會習慣用這個方式來取得公司的最新訊息，長此以往下來，其實溝通的平台與機制就會慢慢的建立起來了。
颱風不是只要準備放假就好，我處理過很多的個案，大多都是事前不準備，然後事後再爭論，這是沒有效果的，以上的方法供各位參考，希望可以對各位有所幫助，最後做個小總結：
一、事前準備比較好
二、事後爭論風險高
三、都以公部門為準
四、員工放心無風險
我是Hans，我們明天見！
